Changements dans la gestion des archives neuchâteloises

Définir plus rapidement les documents qu’il faut conserver. La nouvelle Loi sur l’archivage ...
Changements dans la gestion des archives neuchâteloises

Archives, Etat de Neuchâtel

Définir plus rapidement les documents qu’il faut conserver. La nouvelle Loi sur l’archivage, entrée en vigueur en 2011, modifie les méthodes de travail dans le canton de Neuchâtel. Cette nouvelle législation fixe des délais plus courts aux différentes administrations tenues de livrer leurs documents à l’Office des archives de l’Etat. A partir de la fin de l’utilité administrative des données (généralement 10 ans), les institutions ont désormais cinq ans pour proposer leurs archives au service cantonal compétent.

Cette nouvelle loi permet ainsi d’éviter que des documents ne traînent durant des décennies dans les différentes administrations et que plus aucun collaborateur ne sache de quoi il s’agit.

Le travail se fait aussi davantage en amont désormais. En collaboration avec l’Office des archives de l’Etat, les greffes des tribunaux par exemple élaborent des calendriers de conservation. Par ce biais, l’importance et le sort à réserver aux documents sont évalués a priori, ce qui facilite ensuite le travail des archivistes en matière de tri. Il faut savoir que seuls 10% des documents produits sont généralement conservés, les 90% restants étant détruits.

L’archiviste cantonal, Lionel Bartolini, évoque l’impossibilité de tout garder. A elles seules, les archives judiciaires représenteraient quelque 20 kilomètres si tout était gardé, alors que la place à disposition dans les différents sites neuchâtelois est de 12 km, tous types d’archives confondus.

 

Le numérique modifie les habitudes

Archives, Etat de Neuchâtel, Lionel Bartolini, Archiviste cantonal L'archiviste cantonal Lionel Bartolini.

La masse de documents produits a également pris de l’ampleur avec l’arrivée du numérique. Il est faux toutefois de croire que notre génération va laisser de multiples traces de ses activités grâce à l’informatique. Lionel Bartolini évoque au contraire un risque de « trou mémoriel ». En effet, de nombreux éléments sont aujourd’hui déjà considérés comme perdus, puisqu’ils ont été enregistrés dans des formats que plus aucun appareil ne peut lire et qu’il serait trop coûteux de réhabiliter.

C’est la Nasa qui a été l’une des premières à se rendre compte de ce problème. Lorsque dans les années 90 elle a voulu exploiter les données récoltées lors de ses expéditions spatiales menées dans les années 60, elle a réalisé que de nombreux éléments avaient disparu, explique Lionel Bartolini.

 

Un métier qui se transforme

Les archivistes doivent donc se montrer plus proactifs et enregistrer continuellement les données à conserver dans les nouveaux formats pour qu’elles restent consultables.

La question du tri devient dès lors une composante toujours plus importante du métier d’archiviste, selon Lionel Bartolini. Il est aussi de plus en plus important d’avoir des compétences d’informaticien dans cette profession. Un nouveau poste a notamment été créé en ce sens en 2012 dans le Canton de Neuchâtel.

Ces nouvelles pratiques prennent toutefois du temps à se mettre en place. En attendant, notre société pourrait bien se transformer « en âge sombre de l’information », prédit Lionel Bartolini. On se trouve bien loin des prouesses des civilisations antiques, dont les messages restent accessibles des milliers d’années après leur création… /sbe


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